6 วิธี ประชุมให้เกิดงาน คุ้มค่าเวลา

การประชุมมีขึ้นเพื่อสร้างความเข้าใจ สื่อสาร ทำให้เกิดงานมากขึ้น แต่ก็มีอีกหลายคนที่รู้สึกว่าการประชุมนั้น ไม่ช่วยอะไรเลย แถมยังเสียเวลาทำการทำงานอีกด้วย เรามาดูกันว่าจะทำอย่างไรให้การประชุมนั้นเกิดงาน มีประสิทธิภาพ และเกิดความก้าวหน้าในองค์กร

1. เลือกเวลา และหัวข้อ

การประชุมที่มากเกินไปนั้น จะทำให้คนในองค์กรรู้สึกว่าการประชุมนั้นไม่สำคัญ ทำให้ผ่านๆไปละกัน ฉะนั้นการเลือกประชุมที่ดีต้องเลือกเฉพาะหัวข้อที่สำคัญ นอกจากนั้นเวลาที่ประชุมก็เป็นสิ่งสำคัญ เพราะหากเลือกเวลาไม่เหมาะ เช่น เช้าไป เย็นไป ก็ส่งผลให้ผู้เข้าร่วมไม่มีสมาธิได้

2. มีเป้าหมายในการประชุม

คุณอาจคิดว่าการประชุมจะต้องการเป้าหมายไปทำไม เพราะเราก็มีหัวข้ออยู่แล้ว เดี๋ยวก็ได้ทางออกเอง แต่นั่นเป็นความคิดที่ผิดมหันต์ เพราะการประชุมก็ต้องมีเป้าหมายเหมือนกัน เช่น ต้องการให้ทุกคนออกความเห็นเรื่องนี้ ต้องการ 10 ไอเดียสำหรับโปรเจคใหม่ที่กำลังทำ เป็นต้น การมีเป้าหมายที่จับต้องได้จะช่วยให้เราโฟกัสได้

3. ถามคำถาม

การประชุม ไม่ใช่หน้าที่ของหัวหน้าเพียงอย่างเดียว แต่ผู้ร่วมประชุมมีหน้าที่ถามคำถาม ตอบคำถาม รวมถึงแสดงความคิดเห็น ถ้าไอเดียหรือวิธีการที่เกิดในที่ประชุม มาจากความคิดเห็นของทุกคนร่วมกัน ผู้ร่วมประชุมก็จะรู้สึกว่า นี่คือสิ่งที่เราต้องช่วยกันทำ

4. จดโน้ต

อันนี้เป็นเรื่องพื้นฐานเลยก็ว่าได้ เพราะในการประชุมมักจะมีหลายเรื่องให้เราต้องคิดตาม ฉะนั้นถ้ามัวแต่นั่งฟังอย่างเดียว พอจบการประชุมก็อาจจะลืมได้ ฉะนั้นเพื่อป้องกันรายละเอียดตกหล่น การจดโน้ตประเด็นสำคัญๆ หรือรายละเอียกยิบย่อยจะช่วยได้ และหากประชุมกันหลายสิบคน การมีตำแหน่งหนึ่งในการจดวาระต่างๆ ก็จะช่วยให้สมาชิกที่เหลือได้รับข้อมูลข่าวสารในทิศทางเดียกัน

5. อย่านอกเรื่อง

การประชุมมักจะเป็นเรื่องจริงจังอยู่แล้ว ฉะนั้นเมื่อมีหนทางที่จะดึงเราออกนอกเรื่อง หรือไปคุยเรื่องที่สบายกว่า มักจะเกิดขึ้นได้ง่าย รู้ตัวอีกที ออกนอกฝั่งมาไกลเสียแล้ว ฉะนั้นผู้นำการประชุมมีหน้าที่คอยควบคุมการประชุม และเปิดโอกาสให้ถาม หรือแสดงความเห็นในเวลาที่เหมาะสม

6. จบการประชุมด้วยขั้นตอนที่ชัดเจน

ข้อนี้ถือเป็นข้อที่สำคัญมากๆ และจะแยกการประชุมที่ดีออกจากการปรุมที่เสียเวลา โดยการประชุมที่ดีนั้นจะต้องตอบคำถาม หรือบรรลุเป้าหมายที่เราต้องการได้ และที่สำคัญคนในทีมต้องรู้ด้วยว่า เขาต้องทำอะไร เมื่อไหร่ หลังจบการประชุม

อ่านเสร็จ การประชุมดูจะเครียดกว่าเดิมซะอีก แต่จริงๆแล้วการประชุมไม่จำเป็นต้องจริงจังขนาดนั้น แต่ผู้ร่วมประชุมทุกคน รวมถึงผู้นำ จะต้องร่วมมือกัน เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุม ถ้าทุกคนร่วมมือกัน แสดงความเห็น และหาทางออก เราจะรู้สึกได้ว่าการประชุมนั้นมีประโยชน์กับเราอย่างแท้จริง

ที่มา : marketeer.co.th