7 ข้อผิดพลาดบน Presentation ที่ควรแก้ไขในทันที

ตลอดเวลาที่ผ่านมาก็มีหลักการ Presentation หรือแนวทางการนำเสนอมากมายหลายรูปแบบให้ได้เลือกใช้กันนั่น คงเป็นเพราะการ Presentation นั้นถือเป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับธุรกิจต่างๆ ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งใดๆ ก็ควรที่จะมีความรู้ในด้านการทำ Presentation กันแทบทั้งนั้น แม้กระทั่งมีแต่ไอเดียแต่ยังไม่มีเงินทุน ก็ยังคงต้องอาศัย Presentation ในการขายไอเดียตัวเองเพื่อให้นายทุนสนใจและเลือกที่จะลงทุนในธุรกิจเราอีกด้วย

แต่เนื่องจากทุกคนน่าจะมีแนวทางการทำ Presentation ของตัวเองกันหมดแล้ว บทความนี้จะขอชี้ให้เห็นถึงข้อผิดพลาดบางอย่างในการทำ Presentation ที่หลายคนอาจมองข้ามไป พร้อมทั้งแนวทางการแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้นด้วย

1. จุดอ่อนของการเกริ่นนำการ

เกริ่นนำ หรือ Introduction นั้นเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของการทำ Presentation เลยก็ว่าได้ เพราะถ้าเราไม่สามารถดึงความสนใจจากบรรดาผู้ฟังมาได้ตั้งแต่ต้นแล้ว รับรองได้เลยว่าเนื้อหาที่เหลือในการนำเสนอนั้นก็ไม่ต่างอะไรกับการพูดคนเดียวในห้องว่างๆ อย่างแน่นอน

แนวทางแก้ไข: การเริ่มต้นเกริ่นนำให้น่าสนใจนั้น อาจเริ่มต้นจากการตั้งคำถามที่ชวนคิด จุดประเด็นให้เกิดการโต้แย้งขึ้นมาก่อน หรือเริ่มด้วยการเล่าเรื่องที่เราจะพูดคร่าวๆ ในส่วนที่สำคัญๆ ขึ้นมาก่อน โดยหัวใจสำคัญของการเกริ่นนำนั้นน่าจะอยู่ที่การอธิบายถึงจุดประสงค์ของหัวข้อที่เราต้องการจะพูดว่ามันมีความสำคัญต่อผู้ฟังอย่างไรบ้าง

2. พูดเร็วเกินไป

ที่ผ่านมามีหลายหัวข้อที่มีเนื้อหาที่ดีน่าสนใจ แต่น่าเสียดายที่กลับตกม้าตายเนื่องจากการพูดเร็วเกินไป และโดยส่วนมากก็มักเกิดขึ้นโดยไม่รู้ตัว ซึ่งการพูดเร็วเกินไปนั้นเป็นการลดคุณค่าทางข้อมูลในสิ่งที่เราพูดออกมา เพราะผู้ฟังนั้นไม่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาประมวลผลและคิดตามได้ จนสุดท้ายพอฟังไม่เข้าใจก็เลิกสนใจฟังไปอย่างน่าเสียดาย

แนวทางแก้ไข: หากมีเวลาลองซ้อมแล้วอัดวิดีโอตัวเองไว้เพื่อดูว่าเราพูดเร็วเกินไหมหรือไม่ ก่อนที่จะหาจังหวะที่ลงตัวที่สุดสำหรับการ presentation แต่ทั้งนี้ความตื่นเต้นในการพูดของจริงอาจทำให้เราพูดเร็วได้อยู่ดี ดังนั้นเราอาจจะพกโน้ตที่คอยเตือนตัวเองไว้ในทุกครั้งที่หยิบขึ้นมาดู หรือหาคนรู้จักในกลุ่มคนดูไว้คอยให้สัญญาณหากเราพูดเร็วเกินไป

3. เนื้อหามากเกินไป

บางทีการที่เนื้อหามาก อาจเป็นสาเหตุของการรีบพูดในหัวข้อข้างต้นก็ได้ เพราะด้วยเนื้อหาที่เยอะที่จะต้องการอธิบาย ไหนจะตัวอย่างประกอบ รวมไปถึงการตอบคำถามอีก ทำให้จากหัวข้อเดียวอาจทำให้แตกออกไปในอีกหลายประเด็นมากจนเกินไป

แนวทางแก้ไข: ทำได้โดยการรีวิวเนื้อหาก่อนพูดแล้วพิจารณาที่จะตัดเนื้อหาในส่วนที่ไม่สำคัญออกไปก่อน เพราะใน Presentation ที่เราประทับใจโดยส่วนมากนั้นสังเกตดูว่าเราจะจำเนื้อหาไม่ได้ทั้งหมด แต่จะจำคีย์สำคัญของเนื้อหาได้เป็นอย่างดี ดังนั้นหากต้องการที่จะเพิ่มเนื้อหาที่น่าสนใจเข้าไปในการนำเสนอแล้วนั้น ก็ควรคิดให้ดีว่าเนื้อหาที่จะเพิ่มเข้าไปนั้นเกี่ยวข้องกับจุดประสงค์ที่จะพูดมากน้อยเพียงใดก่อนตัดสินใจจะเพิ่ม

4. อ่านตามสไลด์

ผู้นำเสนอส่วนมากนั้นมักนำตัวหนังสือมากมายขึ้นไปไว้บนสไลด์และนำเสนอโดยการอ่านข้อความเหล่านั้นแบบคำต่อคำสู่ผู้ฟัง ซึ่งตามหลักแล้วผู้ฟังนั้นไม่ได้อยากให้เราอ่านให้ฟัง เพราะมันไม่ต่างอะไรกับการปริ๊นท์สไลด์แจกให้ผู้ฟังอ่านเองทุกคน ในขณะที่สิ่งที่ผู้ฟังต้องการนั้นก็คือรายละเอียดของหัวข้อที่ถูกนำเสนอด้วยกระบวนการที่น่าสนใจ

แนวทางการแก้ไข: สิ่งที่คนนำเสนอควรทำนั้นก็คือการใส่เฉพาะคีย์เวิร์ดหรือประโยคใจความสำคัญลงในสไลด์และอธิบายเพิ่มเติมในหัวข้อเหล่านั้นด้วยวิธีที่จะทำให้ผู้ฟังเข้าใจและสนใจตามไปด้วย

5. ซับซ้อนเกินไป

หากหัวข้อที่เราต้องการจะนำเสนอมีความซับซ้อนที่อาจยากเกินความเข้าใจของผู้ฟัง จนทำให้ผู้ฟังเลิกสนใจฟังไปภายในช่วงเวลาไม่นาน

แนวทางการแก้ไข: ถ้าหัวข้อของเรามีความซับซ้อนแล้วสิ่งที่เราสามารถทำได้ก็คือการเตรียมตัวและเตรียมสไลด์ที่จะช่วยนำเสนอให้ผู้ฟังเกิดความเข้าใจได้ง่ายขึ้น เช่น แทนที่สไลด์จะเป็นแค่ตัวอักษรแล้วนั้น ก็อาจมีเป็นแผนภาพหรือ Infographic ประกอบการบรรยายเข้าไปด้วยก็จะช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจง่ายขึ้น รวมไปถึงการพูดแล้วมีช่วงจังหวะคอยถามถึงความเข้าใจของผู้ฟัง และเปิดโอกาสให้ถามอยู่ตลอดก็จะสามารถผู้ฟังสามารถติดตามฟังได้อย่างเข้าใจตลอดหัวข้อ

6. ไม่เตรียมการฝึกซ้อมมาก่อน

การทำ Presentation นั้นก็ไม่ต่างอะไรจากการแสดงดนตรีสด หรือแข่งขันกีฬาที่จะต้องมีการซ้อมเป็นอย่างดีก่อนที่จะถึงวันจริง ซึ่งในการนำเสนอแต่ละครั้งอาจใช้ระยะเวลาการซ้อมที่ไม่เท่ากันอาจขึ้นอยู่กับความยากง่ายของเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ รวมไปถึงความยาวของเนื้อหาที่เราจะต้องบริหารจัดการตัวเองให้พร้อม

แนวทางแก้ไข: ฝึกซ้อมนำเสนองานแบบออกเสียง อาจใช้ทำการอัดวิดีโอไว้เพื่อมาดูผลและแก้ไขวิธีการนำเสนอให้ออกมาลงตัว

7. พยายามเลียนแบบคนอื่น

เราทุกคนมีลักษณะการนำเสนอเฉพาะของตัวเอง บางคนนำเสนอได้อย่างหน้าตื่นเต้น บางคนก็มาสายนิ่ง ในขณะที่บางคนก็สร้างเสียงหัวเราะ แต่ในทางกลับกันก็มีคนที่เสนอในแบบจริงจัง แต่ไม่ว่าจะเป็นแบบไหนนั่นก็คือรูปแบบในการนำเสนอของเรา เพราะหลายคนที่เลือกจะเลียนแบบการนำเสนอของคนมีชื่อเสียงต่างๆ ก็จะพบว่ามันยาก และไม่เป็นธรรมชาติเลย

แนวทางแก้ไข: อย่าไปเลียนแบบสไตล์การนำเสนอของใคร แต่สามารถหยิบเอาจุดเด่นของพวกเขามาปรับใช้กับเราเองได้ แต่ทั้งนี้ต้องขึ้นอยู่กับหัวข้อและจุดประสงค์ของการพูดด้วยว่าเหมาะสมกันหรือไม่ แต่อย่างไรก็ตามการเป็นตัวของตัวเองก็จะเป็นธรรมชาติในการนำเสนอมากที่สุด

การ Presentation นั้นอาจไม่ใช่เรื่องง่าย แม้กระทั่งผู้ที่มีประสบการณ์ Presentation อย่างเสมอมาก็ยังคงต้องอาศัยการฝึกซ้อมอยู่ทุกครั้งที่พูดหัวข้อใหม่ๆ หวังว่าผู้อ่านทุกคนจะสามารถนำแนวทางเหล่านี้ไปปรับใช้กับการ Presentation ของตัวเองเพื่อลดข้อผิดพลาดที่มีให้น้อยลงได้ไม่ยาก

ที่มา : INCquity.com

ความรู้อื่นๆ เพิ่มเติม ได้ที่ www.impressionconsult.com