ตัวอย่างแบบฟอร์มการประเมินผลงาน

เมื่อตอนที่ผมยังเด็กว่ายน้ำไม่เป็น ผมก็สังเกตดูว่าคนอื่นที่ว่ายน้ำไปมานั้นว่ายกันยังไงคนไหนที่ดูดี ท่าสวย ผมก็จะพยายามเลียนแบบทำตาม เมื่อผมโตขึ้นและเข้าเรียนคอร์สว่ายน้ำผมจึงรู้ว่าที่ผมเห็นว่า ท่าสวยดูดีนั้นมันผิด!

เมื่อหลายวันก่อน ผมท่องเว็บไปก็ได้เห็นว่ามีผู้ร้องขอให้ใครก็ตามที่มีแบบฟอร์มประเมินผลงานช่วย ส่งมาให้หน่อย บางคนอยากได้แบบ KPI บางคนอยากได้แบบใช้ Competency บางคนก็ไม่ได้บอกว่าอยาก ได้แบบไหน ขอให้ส่งมาเถอะ จะดูเป็นตัวอย่างและจะไปปรับใช้ในองค์กรของตน

ประเด็นที่ผมอยากจะแชร์คือ เราจะรู้ได้อย่างไรว่าแบบฟอร์มที่ผู้หวังดีส่งมาให้นั้น เป็นฟอร์ม ที่ผิดหรือถูก เหมือนอย่างที่ผมคิดว่าคนนั้นคนนี้ว่ายน้ำท่านั้นสวยเราก็เลียนแบบเอาบ้าง-แต่กลาย เป็นว่าเลียนแบบที่ผิดๆ มา

แบบฟอร์มที่เราได้มานั้นออกแบบโดยใคร? ผู้รู้ผู้เชี่ยวชาญหรือเปล่า หรือผู้ออกแบบใช้สามัญสำนึก ความชอบ คุย ๆ กันภายในแล้วก็สรุปออกมา หรืออาจจะโทรหาเพื่อนขอแบบฟอร์มที่บริษัทเพื่อนใช้อยู่ ได้มาแล้วก็ลบชื่อบริษัทเพื่อนเสีย แล้วใส่ชื่อบริษัทของตัวเองลงไป แค่นี้ก็สำเร็จเรียบร้อย!?!?

และถึงแม้แบบฟอร์มที่เราได้มานั้นออกแบบโดยผู้รู้ผู้เชี่ยวชาญ ที่ปรึกษาชั้นดี ก็ไม่ได้หมายความว่า จะใช้ได้ดีกับองค์กรของเรา เพราะว่าแบบฟอร์มการประเมินผลงานนั้นเปรียบเสมือนเสื้อผ้าพิเศษที่ต้องสั่งตัด ไม่ใช่เสื้อโหลหรือ "ฟรีไซส์"

"แบบฟอร์มประเมินผลงาน" คือตัวแทนของ "ระบบประเมินผลงาน" ที่องค์กรใช้อยู่แบบฟอร์ม คือส่วนยอดของภูเขาน้ำแข็ง ส่วนที่อยู่ใต้น้ำนั้นคือวัตถุประสงค์ของระบบ คือกลยุทธ์องค์กร คือระบบย่อย ของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ คือสิ่งกำหนดวัฒนธรรมองค์กร คือระบบการให้รางวัลและการลงโทษ

ส่วนที่อยู่ใต้น้ำจะเป็นส่วนที่กำหนดส่วนที่อยู่บนน้ำซึ่งก็คือรูปแบบของฟอร์มการประเมินผลงาน ดังนั้น หากเราจะใช้แบบฟอร์มตัวอย่างที่เพื่อนให้มานั้น แปลว่าทั้งองค์กรเขาและองค์กรเรามีความเหมือนกันทุก อย่าง 100%

ยกตัวอย่างเช่น หากองค์กรต้องการเพิ่มคุณภาพของสินค้าหรือบริการ แบบฟอร์มนั้นต้องสนับสนุน ส่วนนี้ด้วยการถ่วงน้ำหนักให้ความสำคัญกับ"คุณภาพงาน" หรือ "ความพึงพอใจของลูกค้า" มากกว่าปริมาณ งานหรือความรวดเร็วในการทำงาน

แต่หากองค์กรเน้นการพัฒนาบุคลากร มองระยะยาว หัวหน้างานจะต้องถูกประเมินด้วยปัจจัย "ผลงาน พัฒนา" ซึ่งหมายถึงการพัฒนาให้ลูกน้องนั้นมีการเปลี่ยนแปลงระดับพฤติกรรมการทำงาน หรือทัศนคติ หรือ ความสามารถที่มากขึ้นจนมีผลกระทบกับระดับผลงาน ไม่ใช่เพียงเพิ่มความรู้ความเข้าใจเท่านั้น

"ผลงานพัฒนา" ที่ว่านี้นอกจากจะหมายถึงการพัฒนา "คน" แล้ว ยังหมายรวมถึงการพัฒนา "งาน" วิธีทำงาน ระบบงานอีกด้วย

หากองค์กรท่านมีการบริหารงานเชิงกลยุทธ์ (Strategic Management) การบริหารทรัพยากรมนุษย์ เชิงกลยุทธ์ (Strategic HRM) ก็จะเป็นไฟลท์บังคับตามมาและระบบการประเมินผลงานนั้นก็จะต้องเป็น "การบริหารผลงาน" (Performance Management) ซึ่งจะนำไปสู่การใช้ KPI และ Competency และจะนำ ไปสู่การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรขนานใหญ่

องค์กรท่านมีวัตถุประสงค์เช่นนั้นหรือไม่? หากไม่มี การทำ KPI จะกลายเป็นเรื่องแฟชั่นวิ่งตามกันไป โดยใช่เหตุ!

ตัวอย่างที่ยกมาข้างต้นเน้นเพียงประเด็นเดียวเท่านั้น คือวัตถุประสงค์ของระบบประเมินผลงานว่าเรา ต้องการให้มัน รับใช้อะไรเรา? ซึ่งวัตถุประสงค์นั้นจะกำหนดระบบที่ต้องใช้ว่าจะเป็นระบบการประเมินผลงาน (Performance Appraisal System) หรือระบบการบริหารผลงาน (Performance Management System) และระบบที่เลือกนั้นจะกำหนดว่า กลุ่มปัจจัยที่จะใช้ประเมินผลนั้นต้องเป็นปัจจัยแบบไหน ต้องมีปัจจัยผลงาน พัฒนาไหม ต้องมีปัจจัย KPI หรือ Competency ไหม แต่ละปัจจัยควรถ่วงน้ำหนักเท่าไหร่ เพื่อให้บรรลุวัตถุ ประสงค์ขณะเดียวกันก็นำไปปฏิบัติได้โดยไม่มีปัญหาชวนปวดหัว...ตามมาด้วย

นอกจากภาพใหญ่ที่ว่าแล้ว ประเด็นในรายละเอียดต่อมา เช่น การประเมินได้ตรงประเด็น (Validity) กับสายงานตำแหน่งงานต่างๆ ที่ไม่เหมือนกัน, ความน่าเชื่อถือ (Reliability) ของแบบประเมินที่จะช่วยขจัด ความลำเอียงอคติ และการยอมรับของหัวหน้างาน ผู้บริหารและพนักงานล้วนต้องนำมาพิจารณาในการ ออกแบบฟอร์มการประเมินผลงานทั้งสิ้น

ตัวอย่างแบบฟอร์มการประเมินผลงานจึงไม่ใช่คำตอบสุดท้าย

ตัวอย่างแบบฟอร์มนั้นนำมาใช้เป็น "ตัวอย่าง" ได้ แต่ไม่ใช่ "แบบอย่าง" ตัวอย่างฟอร์มที่เราได้มานั้น เราวิเคราะห์ไม่ออก มองไม่ขาด ว่าออกแบบมาอย่างมีหลักวิชาหรือไม่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ขององค์กร หรือไม่ หากจะปรับแก้ต้องแก้ที่ไหน เราก็จะได้แบบฟอร์มที่ผิดๆ มาใช้กับองค์กรเรา เหมือนกับผมที่ว่ายน้ำ ท่าผิดๆ มา 10 กว่าปีนั่นเอง

ที่มา ดร. ฌาน ตรรกวิจารณ์