การทำงานอย่างชาญฉลาด (Working SMART)

การประสบความสำเร็จในงาน ไม่ได้อยู่ที่คุณทำงานหนักเพียงใด แต่อยู่ที่คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาด หรือ Smart แค่ไหน อย่าแค่พยายามทำตัวให้ busy ตลอดเวลา เหมือนกับมดที่มัน วิ่งวุ่นๆ แต่ควรจะรู้ว่า คุณกำลัง busy อยู่กับเรื่องอะไร

การจัดสรรเวลาการทำงานคนเราอาจจะจัดได้ 5 สไตล์ ลองดูสิว่าเราอยู่ประเภทไหน

1. ทำสิ่งที่เร่งด่วน หรือเสียงดัง ก่อน (Urgent - Loud things first)

ในชีวิตการทำงานของเรา เราก็ต้องเจอเสียง complaint หรือ request ต่างๆที่เข้ามาซึ่ง แต่ละเรื่องก็ บอกว่าเป็นเรื่องด่วนๆ ทั้งนั้น หรือเป็นเรื่อง ที่มาจากคนที่มีเสียงดัง บางอย่างก็เป็น เรื่องเร่งด่วนจริงที่เราควรให้เวลากับมัน แต่บ่อยครั้งมันก็ไม่ด่วนจริง ดังนั้นเราต้องเรียนรู้ ที่เข้าใจอย่างแท้จริงว่า เรื่องใดที่เราสมควร ให้เวลากับมัน เรื่องใดที่คนอื่น สามารถทำได้ หรือ เรื่องใดที่ไม่ว่าให้เวลากับ มันเท่าไรก็ไม่เกิดประโยชน์  แยกแยะให้ได้ว่าเรื่องใด ด่วนจริง หรือ ไม่ด่วนจริง

2. ทำสิ่งยากๆ ก่อน (Unpleasant - Hard things first)

บางครั้งคนเราก็มีเหตุจูงใจ ที่คิดว่าการทำงานยากๆก่อน เป็นสิ่งที่ถูกต้องหรือท้าทาย ดังนั้นธรรมชาติของคนนั้นก็ คือจะนำสิ่งที่ยากไว้อยู่บนสุด ของ list งานที่ต้องทำ แต่ ก่อนที่จะเริ่มทำงานยากๆนั้น ให้คิดถึง value ของสิ่งนั้นก่อน ถ้าเราพบว่า การที่เราไปทำงานที่ ง่ายกว่าก่อนนั้นเป็นการ ใช้เวลาของเราที่คุ้มค่ากว่า ก็ทำสิ่งนั้นเถอะ อย่าพึ่งไปจมอยู่กับงานยากๆ เลย

3. ทำสิ่งที่ยังค้างคาก่อน (Unfinished - Last things first)

ถ้าคนเราทำงานแบบ day-to-day schedule เราก็จะพบว่างานใน list หางว่าว ส่วนใหญ่นั้น ได้ทำไปแล้ว จะเหลือเพียงงานส่วนน้อย ที่อยู่ท้ายๆ ที่อาจจะยังไม่ได้ทำ เช่น มีงานที่ต้องทำ 10 อย่าง วันนี้ทำไปแล้ว 8 อย่าง เหลืออีก 2 อย่างที่ไท้ได้ทำในวันนี้   เราจะทำอย่างไรดี

แนวโน้มก็คือ คนเราจะเอา 2 งานที่เหลือไป ทำก่อนอื่นๆ ในวันรุ่งขึ้น ซึ่งบางครั้งมันไม่ใช่ วิธีการใช้เวลาที่ดีที่สุด  สาเหตุเพราะ สิ่งที่อยู่ท้ายๆของ list ที่ไม่ได้เป็น top priority ของวันนี้ ที่เราไม่ได้ทำก็ไม่น่าจะเป็น top priority ในวันถัดไป  ดังนั้นก่อนที่จะ เริ่มทำงานที่ค้างคาอยู่ ให้ compare priority กับงานที่ต้องทำใหม่ อีกทีหนึ่งว่าสิ่งไหน สำคัญกว่ากัน  ถ้าไม่สำคัญ ก็ใส่ต่อท้าย list ไปว่า เป็นงานที่ควรทำท้ายๆ อีก   แล้วเราไปทำงานที่ สำคัญกว่าก่อน

4. ทำสิ่งที่ไม่ต้องใช้สมองก่อน (Unfulfilling - Dull things first)

ในบรรดา 5 style นั้น แบบนี้อาจจะเป็น แบบที่คนทั่วไปใช้เวลา ก็คือ การทำงานง่ายๆ ที่ไม่ค่อยได้ใช้ สมองมากนัก หรืองานน่าเบื่อ ก่อนที่จะเริ่มทำงาน สำคัญๆ เช่น อ่านอีเมล์ , ส่ง fax , หรือ copy เอกสาร ... ถึงแม้ว่างานเหล่านี้เป็น งานที่ต้องทำ แต่มันก็ไม่น่า จะเป็นงานที่มี priority สูง  เค้ากล่าวว่า เหตุผลที่เป้าหมายหลักๆ ไม่บรรลุ ก็เพราะคนเราไปเสียเวลา ทำสิ่งที่สมควรทำทีหลังก่อน แทนที่จะกระโดดเข้า ไปทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน

5. ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน (Ultimate - First thing first)

โดยปกติพวกเราใช้เวลา ให้กับสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อนหรือไม่

ไม่ว่าเราจะทำมันก่อน ทำอันดับสอง หรือทำมันในอันดับสุดท้าย  ไม่ว่าเวลาไหนก็ตามที่เราทำ มันก็สำเร็จได้ด้วยเรา

ขอให้เราทุกคน มุ่งมั่นตั้งใจ ที่จะให้เวลาที่ดีที่สุดของเรา ตั้งแต่บัดนี้และในอนาคต กับงานที่สำคัญที่สุดก่อน 

ถึงแม้ว่ามันอาจจะดูดีน่าชมเชยในการที่เรา ขยันขันแข็งและทำงานหนัก hard working แต่การทำงานอย่าง smart เป็นสิ่งที่น่าจะดีกว่า   การที่เราจะประสบความสำเร็จ ไม่ใช่อยู่ที่การที่เรา check งานใน list ว่าเราทำครบ check list ในแต่ละวันหรือยัง   เราจัดลำดับความสำคัญของเวลาของเรา เพื่อทำให้บรรลุ เป้าหมายสำคัญของงานเรา ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Cr :  Dr. John C. Maxwell

_______________________

ความรู้อื่นๆ เพิ่มเติม ได้ที่ www.impressionconsult.com